日常工作中,我們觀察到,一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)“高效溝通”的企業(yè)通常具備一套功能完善的電話會(huì)議系統(tǒng)。對于工作場所相距遙遠(yuǎn)、開會(huì)時(shí)間不固定、差旅支出遭到嚴(yán)格控制的企業(yè)來講,電話會(huì)議的實(shí)用性不言而喻,同時(shí),還解決了周期性例會(huì)、緊急溝通會(huì)議、異地員工培訓(xùn)等問題。數(shù)據(jù)顯示,中國企業(yè)電話會(huì)議所用時(shí)間每年增長11.6%,對電話會(huì)議依賴逐漸增強(qiáng)的同時(shí),企業(yè)應(yīng)如何挑選一套能夠真正實(shí)現(xiàn)“高效溝通”的電話會(huì)議系統(tǒng)呢?
      1.后臺操作扁平化
      面對交互設(shè)計(jì)越來越扁平化的大趨勢,用戶對于后臺操作的簡潔性、易用性要求越來越高,不太精通技術(shù)的用戶常常會(huì)消耗寶貴的開會(huì)時(shí)間在熟悉陌生系統(tǒng)上,導(dǎo)致“有電話會(huì)議系統(tǒng),但不會(huì)使”的尷尬情況。成熟的電話會(huì)議系統(tǒng)后臺應(yīng)該具備:郵件預(yù)約會(huì)議、查看會(huì)議歷史、導(dǎo)入個(gè)人/企業(yè)通訊錄、在線充值續(xù)費(fèi)、隨時(shí)添加/移除參會(huì)人等功能,用戶體驗(yàn)上必須實(shí)現(xiàn)“至多點(diǎn)擊2次”即可實(shí)現(xiàn)用戶想要達(dá)到的目的。
 
                     (上圖為某品牌電話會(huì)議產(chǎn)品后臺界面)
      2.支持移動(dòng)端發(fā)起會(huì)議
       “出差在外遇到一些突發(fā)情況,需要幾個(gè)部門一起協(xié)調(diào)解決,但身邊沒有電腦等電話會(huì)議發(fā)起終端,這可怎么辦?”隨著智能手機(jī)的功能日益強(qiáng)大,微信端和app端完全打破了傳統(tǒng)集中式會(huì)議在空間及時(shí)間上的局限性,隨時(shí)隨地輸入賬號進(jìn)入電話會(huì)議系統(tǒng)把參會(huì)人員快速的召集起來,迅速做出正確的決策。另外,對于經(jīng)常以移動(dòng)端發(fā)起會(huì)議的人來說,自動(dòng)導(dǎo)入通訊錄、保留固定參會(huì)人等這些實(shí)用功能會(huì)顯得更加重要。    
                
                    (上圖為某品牌電話會(huì)議微信端入口)
      3.選用PSTN通訊線路的有成本電話會(huì)議 
      市場上的電話會(huì)議產(chǎn)品層出不窮,廠商所選用的通訊線路被分為PSTN線路和虛擬線路兩種。大品牌的電話會(huì)議廠商與三大運(yùn)營商建立起穩(wěn)固的合作關(guān)系,PSTN線路建設(shè)成本略高,但音質(zhì)穩(wěn)定清晰流暢,給參會(huì)者面對面的交談體驗(yàn)。而虛擬線路基于網(wǎng)絡(luò)通信,對于小品牌的電話會(huì)議廠商來說成本很低廉,據(jù)親身使用者透露網(wǎng)絡(luò)通訊線路的電話會(huì)議信號差,通話聲音忽遠(yuǎn)忽近且容易斷線,開會(huì)效果不言而喻。因此,選用PSTN通訊線路的電話會(huì)議還是非常有必要的。